STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Assalamu'alaikum wr wbHari ini saya akan sedikit berbagi tentang STANDARD OPERTING PROCEDURE (SOP). Semoga bermanfaat !
Definisi SOP :
Ada banyak definisi tentang SOP diantaranya :
- SOP adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan.
- SOP adalah serangakaian intruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi.
- SOP adalah panduan yang di kemukakan secara jelas tentang apa yang diharapkan dan di isyaratkan dari semua karyawan dalam menjalankan kegiatan sehari hari.
- SOP adalah serangkaian intruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah.
Fungsi dan Tujuan SOP :
Fungsi dan tujuan SOP adalah untuk mendefinisikan semua konsep dan teknik yang penting serta persyaratan dibutuhkan, yang ada dalan setiap kegiatan yang di tuangkan kedalam suatu bentuk yang langsung dapat digunakan oleh karyawan dalam pelaksanaan kegiatan sehari hari.
Manfaat SOP :
Berikut beberapa manfaat SOP :
- Menjelaskan secara detail semua kegiatan dari proses yang dijalankan.
- Standarisasi semua aktivitas yang dilakukan pihak yang bersangkutan.
- Membantu untuk menyederhanakan semua syarat yang di perlukan dalam proses pengambilan keputusan.
- Dapat mengurangi waktu pelatian karena perangkat kerja sudah di standarkan.
- Membantu menganalisa proses yang berlangsung dan memberikan feedback bagi pengembangan SOP.
- Dapat meningkatkan konsistensi pekerjaan karena sudah ada arah yang jelas.
- Dapat meningkatkan komunikasi antar pihak pihak yang terkait terutama pekerja dan pihak manajemen.
Bentuk Dan Cara Pembuatan Standard Operating Procedure
Bentuk Standard Operating Procedure
Tujuan utama dari pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) adalah memberikan kemudahan bagi para orang yang berkepentingan dalam membacanya, sehingga orang tersebut dapat mengerti dan dapat menjalankan prosedurnya dengan benar. Oleh sebab itu diperlukan suatu pertimbangan untuk dapat menentukan bentuk SOP yang digunakan, yaitu jumlah keputusan yang akan diambil dan jumlah langkah yang akan dilakukan dalam suatu proses.
Berikut macam-macam bentuk SOP yang
dapat dipilih untuk digunakan :
- Simple Steps Dipakai untuk prosedur rutin yang singkat dan tidak terlalu membutuhkan banyak keputusan.
- Hierarchical Steps
Dipakai untuk prosedur yang cukup panjang (lebih dari 10 langkah) tetapi tidak membutuhkan banyak keputusan.
- Graphic Procedures
Dipakai untuk prosedur yang cukup panjang (lebih dari 10 langkah) tetapi tidak membutuhkan banyak keputusan. sama seperti Hierarchical Steps. Grafik dapat membantu menyederhanakan suatu proses dari bentuk yang panjang menjadi bentuk yang singkat. Gambar ataupun diagram juga dapat digunakan untuk mengilustrasikan apa yang menjadi tujuan dari suatu prosedur.
- Flowchart
Flowchart merupakan grafik sederhana yang menjelaskan langkah-langkah prosedur dalam pembuatan suatu keputusan. Bentuk flowchart digunakan untuk prosedur yang memiliki banyak keputusan. Dalam pembuatan SOP bentuk flowchart ini diperlukan simbol-simbol yang dapat membantu menjelaskan setiap langkah. Berikut simbol-simbol yang di gunakan.
Pelaksanaan Standard Operating Procedure
Ada tujuh tahapan atau langkah yang
dapat digunakan untuk membuat suatu prosedur yang baik dan memaksimalkan semua
potensi yang ada, antara lain sebagai berikut :
1. Menentukan tujuan yang ingin
dicapai.
Langkah awal yang harus dilakukan
adalah menentukan tujuan yang ingin dicapai. Suatu prosedur akan berjalan
dengan baik apabila dirancang dengan tujuan yang spesifik yang ingin dicapai.
Selanjutnya menentukan tujuan akhir oleh perusahaan melalui manajemen yang baik
dengan SOP yang sudah dibuat.
2. Membuat rancangan awal
Setelah tujuan selesai dibuat,
langkah selanjutnya adalah menentukan bentuk SOP yang akan digunakan. Jika
bentuk awalnya adalah flowchart, langkah awalnya adalah menentukan point
utama yang menjadi pokok permasalahan. Selanjutnya, menentukan keputusan
tentang apa yang dibutuhkan oleh pekerja untuk dilakukan dan tindakan
penanganannya.
Dalam membuat rancangan awal
disarankan tidak membuat secara detail, sampai didapatkan prosedur yang
benar-benar sesuai dengan kenyataan.
3. Melakukan evaluasi internal
Setelah prosedur selesai dibuat,
lakukan evaluasi dengan cara menyerahkan prosedur kepada orang-orang yang
bersangkutan. Dengan menyerahkan tersebut diharapkan dapat menerima saran-saran
perbaikan sehingga dapat dilakukan perbaikan supaya menjadi dipahami dan lebih
akurat.
4. Melakukan evaluasi eksternal
Hal yang paling penting dalam
melakukan evaluasi eksternal adalah keberadaan tim penasehat yang berasal dari
perusahaan. Tim penasehat tersebut akan menilai dan mengevaluasi secara murni
berdasarkan ilmu yang dimiliki dan hasil perbandingan dengan perusahaan lain
yang sejenis.
5. Melakukan uji coba
Satu-satunya cara untuk mengetahui
prosedur yang dibuat sudah efektif yaitu dengan mencoba menjalankan langsung
prosedur tersebut. Setelah dijalankan langsung, maka akan diketahui apakah ada
langkah-langkah pada prosedur yang tidak benar dan tidak sesuai dengan tujuan
yang ingin dicapai.
6. Menempatkan Prosedur pada unit
terkait
Setelah dilakukan uji coba, SOP
diletakan pada bagian atau unit yang terkait. Peletakan SOP sebaiknya pada
tempat yang memungkinkan setiap orang yang berkepentingan dapat melihat dengan
mudah. Jika memungkinkan, prosedur dicetak dalam ukuran yang besar sehingga
para operator dapat dengan mudah melihat dan membacanya.
7. Menjalankan Prosedur yang sudah
dibuat
Langkah terakhir yang harus
dilakukan dalam pembuatan SOP adalah menjalankan prosedur yang sudah dibuat
sesuai dengan rancangan yang sudah dibuat. Pastikan semua pihak bersangkutan
mengerti mengapa pelaksanaan SOP harus benar-benar dijalankan.
Sekian
